Criterios de evaluación: cómo se puntúa tu oferta

Dónde se define la pauta de evaluación

En una licitación pública nadie elige al proveedor por impresión general: la oferta se convierte en un número mediante una pauta que está publicada antes de que ofertes y que la comisión evaluadora debe aplicar tal cual. Esa pauta vive en las bases administrativas, normalmente en una cláusula titulada criterios de evaluación, y casi siempre toma la forma de una tabla de tres columnas: el criterio, su ponderador y la regla con que se calcula su puntaje.

Leer esa tabla el primer día cambia la manera de preparar una oferta, porque te dice dónde vale la pena esforzarse. De ella deberías poder extraer, sin ambigüedad, cinco cosas: qué criterios existen, cuánto pesa cada uno, qué escala usa, con qué fórmula se calcula el puntaje de precio y, sobre todo, qué documento acredita cada criterio. Ese último punto es el que más ofertas arruina: un criterio que no puedes acreditar con un papel adjunto a la oferta se evalúa con el mínimo de su escala, por más real que sea tu experiencia.

La pauta puede cambiar mientras el proceso está abierto, mediante las respuestas del foro o una modificación de bases, así que conviene releerla antes de enviar. Y ante cualquier diferencia entre lo que leas aquí y el pliego, manda la información oficial publicada en mercadopublico.cl y la normativa vigente.

Precio: fórmulas más usadas y qué significan

El precio está presente en prácticamente toda pauta, con un ponderador que suele moverse entre 30 y 60 por ciento según cuán estandarizado sea lo que se compra. Lo que cambia de un proceso a otro no es sólo ese porcentaje, sino la fórmula, y dos fórmulas distintas con el mismo ponderador premian rebajas muy diferentes.

La más frecuente es la proporcional inversa: el puntaje de precio se calcula como el menor precio ofertado dividido por el tuyo, multiplicado por el puntaje máximo de la escala. Si el más barato cotiza 10 millones y tú 12, obtienes 10 dividido por 12, es decir un 83 por ciento del puntaje de ese criterio. Si el precio pondera 40 por ciento, esa diferencia de 20 por ciento en plata te cuesta alrededor de 6,7 puntos del total, que es exactamente lo que necesitas comparar contra lo que ganarías o perderías en los demás criterios.

Hay otras dos familias habituales. Las fórmulas por tramos asignan puntaje según el rango en que caiga tu oferta respecto del promedio o del presupuesto disponible, con un efecto escalón: un peso de diferencia puede valer varios puntos o ninguno. Las lineales reparten el puntaje entre el precio más bajo y el más alto recibidos, de modo que tu nota depende de ofertas que no conoces al cotizar. Conviene revisar además si las bases tratan los precios anormalmente bajos, porque algunas exigen justificarlos o declaran inadmisible la oferta.

Criterios técnicos y experiencia

Los criterios técnicos puntúan aquello que diferencia tu propuesta más allá del monto: plazo de entrega, garantía del producto, características ofrecidas por sobre el mínimo exigido, metodología de trabajo, dotación asignada, cobertura territorial o disponibilidad de servicio técnico. La experiencia suele evaluarse aparte, medida en años de giro, en número de contratos similares o en monto acumulado de contratos anteriores.

Casi todos se puntúan con escalas discretas por tramos, no con notas continuas. Un criterio de experiencia puede repartir 100 puntos a quien acredite cinco o más contratos similares, 60 a quien acredite entre dos y cuatro, y 0 a quien no acredite ninguno. Esa forma escalonada tiene una consecuencia concreta: el salto entre tramos vale mucho más que el esfuerzo dentro de uno, así que revisar si te falta un solo certificado para subir de escalón es de las revisiones más rentables.

La acreditación es la otra mitad del asunto. Las bases indican qué sirve como prueba —órdenes de compra anteriores, certificados de conformidad emitidos por el cliente, fichas técnicas del fabricante, certificaciones vigentes— y la comisión no puede puntuar lo que no está adjunto en el formato pedido. Una declaración jurada donde correspondía un certificado, o un anexo firmado por alguien sin poder para representar a la empresa, equivalen a no haber presentado nada.

Criterios administrativos y de cumplimiento

Muchas pautas incluyen un criterio de pequeño ponderador que premia el cumplimiento de los requisitos formales: presentar todos los anexos completos, firmados y en plazo, sin necesidad de que el organismo te los pida después. Suele valer entre 5 y 10 por ciento y es, sin excepción, el puntaje más barato de la pauta: no cuesta dinero, no depende de tu capacidad instalada y se gana revisando una lista.

En esta misma zona aparecen criterios sobre comportamiento contractual anterior —multas, incumplimientos o términos anticipados en procesos previos— y, en algunos pliegos, sobre condiciones de empleo, inclusión o cumplimiento de normativa laboral. Todos se acreditan con certificados de vigencia acotada, así que conviene pedirlos cerca del cierre y no reutilizar los del proceso anterior sin mirar la fecha.

Conviene no confundir estos criterios con los requisitos de admisibilidad. Los criterios reparten puntaje; los requisitos de admisibilidad son condiciones de entrada, y no cumplir uno deja la oferta fuera antes de que exista puntaje que discutir. La misma exigencia puede aparecer en las dos categorías según el pliego, y esa es la razón para leer la cláusula completa en lugar de asumir por costumbre.

Ponderadores, puntajes mínimos y desempate

Los ponderadores suman 100 por ciento y el puntaje final es la suma de cada puntaje multiplicado por su ponderador. Es aritmética sencilla, pero encierra la decisión más importante de tu oferta: conociendo los pesos puedes calcular cuánto subir el precio sin perder el primer lugar, o cuánto bajarlo para compensar un criterio técnico donde partes en desventaja.

Hay dos reglas que pueden anular ese cálculo y que muchos oferentes descubren tarde. La primera son los puntajes mínimos: algunas bases exigen alcanzar un umbral en el criterio técnico, o en el total, para seguir en competencia, de manera que una oferta baratísima con un técnico flojo queda descartada aunque sume más puntos que cualquier otra. La segunda es la existencia de etapas sucesivas, donde primero se evalúa lo técnico y sólo las ofertas que pasan ese filtro tienen su sobre económico abierto.

El desempate también está escrito de antemano. Lo habitual es un orden de prelación: ante igual puntaje total gana quien tenga mejor nota en el criterio declarado primero —muy frecuentemente el técnico o el precio—, y si la igualdad persiste se pasa al siguiente criterio de la lista y, en última instancia, a un factor objetivo como el orden de ingreso de la oferta. Es un detalle que rara vez se lee y que decide contratos con una diferencia de cero puntos.

Cómo estimar tu puntaje antes de ofertar

Todo lo anterior se puede resumir en una planilla de quince minutos que conviene armar antes de decidir el precio, no después. Copia la tabla de criterios del pliego y agrega dos columnas propias: el puntaje que crees que obtendrás y el documento con que lo vas a acreditar. Con eso en la mano, el resto es recorrer la lista:

• Marca los criterios donde partes en cero. Si el documento no existe o no alcanzas a conseguirlo, ese puntaje no está en juego y no debes contarlo.
• Calcula el precio como escenario, no como dato. Aplica la fórmula del pliego suponiendo un competidor entre 10 y 20 por ciento más barato y observa cuánto puntaje total pierdes.
• Busca el escalón más cercano. Casi siempre hay un tramo de experiencia, de plazo de entrega o de garantía que está a un certificado o a un par de días de distancia.
• Verifica los umbrales. Si hay puntaje técnico mínimo y no lo alcanzas, el precio deja de ser una palanca y la decisión pasa a ser si ofertar o no.

La misma planilla sirve después: cuando se publique el acta de evaluación, compara tu estimación con los puntajes reales. Dos o tres procesos bastan para descubrir si sobrestimas tu nota técnica o si estás dejando puntos administrativos gratis sobre la mesa, y esa calibración vale más que cualquier rebaja de precio.

Los criterios, ponderadores y fórmulas de cada proceso son los que estén publicados en su ficha y en sus bases. Antes de tomar cualquier decisión de oferta, confírmalos en la información oficial de mercadopublico.cl y en la normativa vigente.